Wie die E-Mail-Archivierung die Cybersicherheitspraktiken verbessert

E-Mail-Archivierung wird schnell zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen, die ein Höchstmaß an Cybersicherheit aufrechterhalten wollen.

Durch die Aufbewahrung von E-Mails in einem sicheren digitalen Archiv können Unternehmen ihre wertvollen Daten besser schützen und die von Cyberkriminellen ausgehenden Risiken mindern.

Lassen Sie uns erkunden, warum E-Mail-Archivierung für die Aufrechterhaltung optimaler Cybersicherheitspraktiken entscheidend ist.

Die Grundlagen der E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung ist der Prozess der Speicherung von E-Mails in einem sicheren digitalen Archiv für spätere Zwecke. Archivierte E-Mails werden auf unbestimmte Zeit aufbewahrt und können jederzeit eingesehen werden.

Dies kann Unternehmen dabei helfen, organisiert zu bleiben und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Außerdem wird das Risiko von Datenverlusten aufgrund von Hardwareausfällen oder Benutzerfehlern verringert.

Die Archivierung von E-Mails wird für Unternehmen immer wichtiger, da E-Mails häufig als informelle Dokumentation und manchmal sogar als rechtliche Aufzeichnung von Gesprächen verwendet werden. Durch die Archivierung von E-Mails erhalten Unternehmen Zugang zu einem sicheren Repository für die Speicherung wichtiger Informationen. Auf diese Weise sind Unternehmen besser darauf vorbereitet, auf Kundenanfragen zu reagieren oder rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Darüber hinaus trägt die E-Mail-Archivierung zur Verbesserung der Nachrichtenverfolgung, der Durchsuchbarkeit, der Backup-Prozesse, der Sicherheitsrichtlinien und der Serverleistung bei.

Verbesserte Sicherheit und Compliance

Wenn es um Cybersicherheit geht, bietet die E-Mail-Archivierung einen zusätzlichen Schutz gegen Eindringlinge und unbefugte Zugriffsversuche. Sie gewährleistet auch, dass E-Mails sicher und verschlüsselt gespeichert werden, so dass sie weniger anfällig für Manipulationen oder Diebstahl durch böswillige Akteure sind.

Außerdem erleichtert die E-Mail-Archivierung Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften wie:

• HIPAA: Der Health Insurance Portability and Accountability Act ist ein Bundesgesetz, das die Privatsphäre von Gesundheitsdaten von Patienten schützt.
• GDPR: Die Allgemeine Datenschutzverordnung ist ein Gesetz der Europäischen Union, das den Umgang mit personenbezogenen Daten durch Unternehmen regelt.

• FISMA: Der Federal Information Security Management Act ist ein U.S. Gesetz, das Bundesbehörden verpflichtet, Sicherheitskontrollen zum Schutz ihrer Informationssysteme einzuführen.

• SOX: Der Sarbanes-Oxley Act ist ein U.

• FINRA\'s Rule 17a-4(f): FINRA Rule 17a-4(f) verpflichtet Broker-Dealer, Aufzeichnungen über elektronische Kommunikation in einem zugänglichen Format zu führen.

Verbesserte Suchmöglichkeiten

Eine archivierte Kopie jeder einzelnen gesendeten oder empfangenen E-Mail erleichtert das Auffinden von Informationen bei Bedarf.

Mit fortschrittlichen Suchfunktionen wie Stichwortindizierung und Tagging können Benutzer schnell bestimmte Nachrichten finden, ohne manuell durch ihre Posteingänge oder Archive blättern zu müssen.

Da E-Mails in einer indizierten Datenbank und nicht als einzelne Dateien auf einer Computerfestplatte gespeichert werden, können Sie über eine Internetverbindung aus der Ferne darauf zugreifen - eine einfache und effiziente Zusammenarbeit!

Einrichten einer ordnungsgemäßen E-Mail-Archivierung

Wenn Sie sich jede Woche Zeit nehmen, um Ihre E-Mails durchzugehen und sie in bestimmten Ordnern abzulegen, bleibt Ihr Posteingang übersichtlich.

Eine klare Namensgebung für archivierte Ordner hilft außerdem, E-Mails bei Bedarf schnell zu finden. Wenn E-Mails sensible Daten oder Informationen enthalten, sollte die sichere Aufbewahrung mit geeigneten Sicherungsmaßnahmen Priorität haben.

Ein effizientes Archivierungsverfahren für E-Mails spart Zeit und hilft, den Posteingang langfristig zu entrümpeln.

Bottom Line

Obwohl die E-Mail-Archivierung wie ein lästiger zusätzlicher Schritt in Ihren Cybersicherheitspraktiken erscheinen mag, ist sie ein wertvolles Instrument, das Ihr Unternehmen vor Datenschutzverletzungen, rechtlicher Haftung und mehr schützen kann.

Wenn Sie sicherstellen, dass alle E-Mails ordnungsgemäß archiviert werden, können Sie sich darauf verlassen, dass die Kommunikation in Ihrem Unternehmen sicher ist.